Documentația unui Sistem de Management Integrat trebuie să sprijine funcționarea reală a organizației, nu doar să reproducă structura standardelor ISO. Pentru un sistem bazat pe ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001, documentele trebuie corelate cu activitățile, procesele, responsabilitățile, riscurile și obligațiile aplicabile organizației.
Standardele nu impun ca fiecare cerință să fie tratată într-o procedură separată. Organizația trebuie să păstreze informațiile documentate cerute și să stabilească documentele suplimentare necesare pentru planificarea, operarea și controlul proceselor sale.
Ce înseamnă documentație SMI
Documentația SMI reunește într-o structură coerentă informațiile documentate utilizate pentru managementul calității, protecția mediului și sănătatea și securitatea în muncă. Integrarea permite utilizarea unor documente comune și reduce dublarea procedurilor pentru activități care se desfășoară în mod similar.
O structură bine organizată poate include manualul sistemului, politica și obiectivele, proceduri generale, proceduri specifice, instrucțiuni, formulare, registre și alte dovezi privind desfășurarea activităților.
Pentru organizațiile care doresc o bază documentară configurată în funcție de informațiile proprii, ISOConnect oferă o documentație SMI personalizată pentru ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001, în format Word editabil.
Documentele generale ale Sistemului de Management Integrat
Documentele generale descriu structura sistemului și regulile comune aplicabile celor trei domenii. În funcție de dimensiunea, complexitatea și activitatea organizației, acestea pot include:
- domeniul de aplicare al Sistemului de Management Integrat;
- politica și obiectivele SMI;
- descrierea proceselor și a interacțiunilor dintre acestea;
- responsabilitățile și autoritățile relevante;
- controlul informațiilor documentate;
- gestionarea competenței, instruirii și conștientizării;
- comunicarea internă și externă;
- monitorizarea și evaluarea performanței;
- auditul intern;
- analiza efectuată de management;
- tratarea neconformităților și acțiunilor corective;
- îmbunătățirea continuă.
Manualul SMI poate fi utilizat pentru prezentarea structurii generale a sistemului, chiar dacă nu trebuie tratat ca un document rigid sau identic pentru toate organizațiile.
Documente asociate ISO 9001
Pentru managementul calității, documentația trebuie să susțină controlul proceselor care influențează conformitatea produselor și serviciilor și satisfacția clientului. În funcție de activitățile organizației, pot fi necesare documente și înregistrări privind:
- cerințele clienților și analiza comenzilor sau contractelor;
- planificarea și controlul proceselor operaționale;
- proiectarea și dezvoltarea, atunci când este aplicabilă;
- evaluarea și monitorizarea furnizorilor;
- identificarea și trasabilitatea produselor sau serviciilor;
- controlul produselor, serviciilor sau rezultatelor neconforme;
- monitorizarea satisfacției clientului;
- verificarea și, după caz, etalonarea echipamentelor de măsurare.
Documentele trebuie adaptate tipului de activitate. O organizație care furnizează servicii nu va avea aceeași structură documentară ca o companie de producție sau ca o organizație care desfășoară activități de proiectare.
Documente asociate ISO 14001
Componenta de mediu trebuie corelată cu activitățile, produsele și serviciile care pot interacționa cu mediul. Documentația poate include:
- identificarea și evaluarea aspectelor de mediu;
- stabilirea obligațiilor de conformare aplicabile;
- obiectivele de mediu și planurile pentru realizarea lor;
- controale operaționale pentru aspectele de mediu semnificative;
- gestionarea deșeurilor, emisiilor, consumurilor și altor elemente relevante;
- pregătirea și răspunsul la situații de urgență;
- monitorizarea performanței de mediu;
- evaluarea periodică a conformării.
Lista exactă depinde de activitățile desfășurate, amplasamente, resurse utilizate, obligații legale și impacturile potențiale asupra mediului.
Documente asociate ISO 45001
Pentru sănătatea și securitatea în muncă, documentele trebuie să susțină identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor și controlul activităților care pot afecta lucrătorii și alte persoane. Structura poate include:
- identificarea pericolelor și evaluarea riscurilor SSM;
- cerințele legale și alte cerințe aplicabile;
- consultarea și participarea lucrătorilor;
- obiectivele SSM și planurile de realizare;
- controalele operaționale și instrucțiunile relevante;
- gestionarea schimbărilor;
- controlul achizițiilor, contractanților și activităților externalizate;
- pregătirea și răspunsul la situații de urgență;
- raportarea și investigarea incidentelor;
- monitorizarea performanței SSM.
Documentația SMI nu înlocuiește evaluările, instruirile sau activitățile care trebuie realizate de persoane competente ori autorizate, conform cerințelor aplicabile.
Formulare, registre și dovezi de aplicare
Procedurile descriu modul în care trebuie desfășurate activitățile, iar formularele și registrele permit consemnarea rezultatelor. După completare, acestea devin dovezi ale aplicării sistemului.
Exemplele pot include:
- programe și rapoarte de audit intern;
- procese-verbale ale analizelor efectuate de management;
- registre de neconformități și acțiuni corective;
- fișe de instruire și evaluare a competenței;
- registre pentru monitorizare și măsurare;
- evaluări ale furnizorilor;
- evidențe privind incidentele și situațiile de urgență;
- planuri de acțiuni și urmărirea obiectivelor.
Un formular necompletat este doar un model. Dovada funcționării sistemului apare atunci când formularul este utilizat, verificat și păstrat conform regulilor stabilite de organizație.
Cum se evită documentația excesivă
Un SMI eficient nu trebuie construit prin crearea automată a câte unui document pentru fiecare cerință. Mai multe activități pot fi tratate integrat atunci când au același mod de planificare și control.
De exemplu, auditul intern, analiza managementului, controlul documentelor, competența și acțiunile corective pot fi gestionate prin proceduri comune celor trei standarde. Documentele separate sunt utile numai atunci când natura activității sau cerințele aplicabile justifică această separare.
Șablon generic sau documentație personalizată
Un șablon generic poate oferi un punct de plecare, dar nu reflectă automat procesele, responsabilitățile, riscurile și resursele unei organizații. Înainte de aprobare și utilizare, orice document trebuie analizat și adaptat situației reale.
Personalizarea presupune selectarea documentelor aplicabile și corelarea conținutului cu informațiile organizației. Aceasta nu elimină responsabilitatea conducerii și a persoanelor implicate de a verifica, aproba, implementa și actualiza documentele.
Verificări înainte de utilizarea documentației
Înainte de aprobarea unui pachet de documente SMI, este recomandată verificarea următoarelor elemente:
- domeniul de aplicare corespunde activităților reale;
- procesele și responsabilitățile sunt definite corect;
- documentele neaplicabile au fost eliminate;
- cerințele legale și contractuale au fost identificate;
- riscurile, oportunitățile, aspectele de mediu și pericolele SSM sunt evaluate;
- formularele pot fi utilizate în activitatea curentă;
- documentele sunt aprobate de funcțiile responsabile;
- edițiile standardelor și eventualele perioade de tranziție au fost verificate.
Concluzie
Documentația necesară pentru ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001 nu este identică pentru toate organizațiile. Structura trebuie stabilită în funcție de activități, complexitate, riscuri, obligații și modul real de funcționare.
Un Sistem de Management Integrat bine documentat folosește proceduri comune acolo unde este posibil și documente specifice acolo unde este necesar. Scopul nu este acumularea unui număr mare de fișiere, ci asigurarea unei baze documentare clare, coerente și aplicabile.
Poți consulta conținutul și procesul de configurare al pachetului de documentație integrată ISOConnect, disponibil în format Word editabil.
Notă: Materialul are caracter informativ. Organizația trebuie să verifice edițiile standardelor, cerințele legale și aplicabilitatea documentelor înainte de utilizare.