Implementarea unui sistem de management integrat presupune mai mult decât existența unor proceduri și formulare. Documentația trebuie analizată și corelată cu activitatea, responsabilitățile și modul real de lucru al organizației.
Ce înseamnă documentație SMI personalizată
O documentație personalizată nu înseamnă doar introducerea denumirii firmei într-un set de modele generale. Documentele trebuie să poată fi corelate cu informațiile declarate de beneficiar și cu situația reală a organizației.
ISOConnect configurează pachetul de documente pe baza informațiilor furnizate prin chestionarul online. Beneficiarul primește o bază documentară structurată, pregătită pentru analiză, completare, aprobare și adaptare finală în cadrul organizației.
Pentru ce standarde este pregătită documentația
Pachetul este destinat organizațiilor care doresc să implementeze sau să își organizeze un sistem de management integrat bazat pe:
- ISO 9001 – managementul calității;
- ISO 14001 – managementul de mediu;
- ISO 45001 – managementul sănătății și securității în muncă.
Abordarea integrată permite organizarea documentației într-o structură unitară și reducerea dublării inutile a documentelor care tratează activități comune.
Cum se desfășoară procesul
Configurarea începe online și este organizată în patru etape generale:
- Completezi chestionarul cu informațiile solicitate despre organizație.
- Verifici informațiile și confirmi că datele transmise sunt complete și corecte.
- Se configurează pachetul pe baza informațiilor confirmate.
- Primești documentele prin livrare digitală, în format editabil.
Timpul estimat pentru completarea chestionarului este de maximum 30 de minute, în funcție de informațiile disponibile și de complexitatea organizației.
Ce primește beneficiarul
Beneficiarul primește un pachet organizat de documente pentru susținerea implementării Sistemului de Management Integrat.
- documentație SMI organizată într-o structură coerentă;
- documente generale, proceduri, formulare și instrumente de lucru;
- fișiere Microsoft Word editabile;
- o abordare integrată pentru cele trei standarde;
- livrarea digitală a pachetului, conform condițiilor ofertei comerciale.
Fișierele pot fi analizate, completate și actualizate înainte de aprobarea și utilizarea lor în organizație.
Avantajele unei baze documentare configurate
Economie de timp
Organizația nu mai pornește de la o pagină goală și primește o structură inițială coerentă pentru cele trei standarde.
Organizare unitară
Documentele sunt pregătite pentru utilizarea în cadrul aceluiași Sistem de Management Integrat.
Documente editabile
Fișierele Word pot fi completate și actualizate pe măsură ce organizația și sistemul de management evoluează.
Acces online și livrare digitală
Procesul începe printr-un chestionar ghidat și continuă cu furnizarea electronică a documentației.
Ce trebuie să facă organizația după primirea documentelor
Documentația livrată reprezintă baza documentară pentru implementarea sistemului de management. Pentru utilizarea sa efectivă, organizația trebuie să o analizeze și să o coreleze cu activitățile desfășurate în realitate.
- să verifice informațiile introduse în documente;
- să completeze elementele care necesită decizii sau date interne;
- să aprobe și să comunice documentele persoanelor implicate;
- să aplice procedurile și să păstreze dovezile necesare;
- să monitorizeze funcționarea sistemului și să actualizeze documentele;
- să realizeze activitățile necesare implementării, inclusiv auditul intern și analiza efectuată de management.
Un sistem de management nu devine funcțional numai prin existența documentelor. Acestea trebuie aplicate, urmărite și îmbunătățite în cadrul organizației.
Pentru cine este potrivit serviciul
Documentația ISOConnect poate reprezenta un punct de plecare pentru:
- organizații care încep implementarea unui Sistem de Management Integrat;
- companii care doresc să își organizeze sau să își revizuiască documentația;
- organizații care nu doresc să redacteze toate documentele de la zero;
- responsabili SMI și profesioniști care au nevoie de fișiere editabile;
- organizații care urmăresc o abordare comună pentru ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001.
Ce nu reprezintă documentația ISOConnect
Achiziționarea documentației nu reprezintă certificare ISO și nu garantează obținerea certificării. Certificarea este realizată separat de un organism de certificare, în urma unui proces de evaluare.
Organizația rămâne responsabilă pentru implementarea efectivă a sistemului, respectarea cerințelor aplicabile și demonstrarea funcționării acestuia.
Important: ISOConnect furnizează documentație și instrumente de lucru pentru susținerea implementării. Serviciul nu înlocuiește deciziile interne, evaluarea cerințelor legale sau activitățile care trebuie realizate de persoane competente ori autorizate.
Poți vedea mai întâi o mostră demonstrativă
Înainte de achiziție, poți genera o mostră pentru a vedea modul de prezentare și formatul documentelor. Mostra are rol informativ, nu reprezintă pachetul complet și nu poate fi utilizată ca documentație operațională.
Configurează documentația SMI pentru organizația ta
Completează chestionarul online și furnizează informațiile necesare pentru pregătirea documentației. Vei primi fișiere Microsoft Word editabile, care trebuie analizate, completate și aprobate înainte de utilizare.